Akhirnya sampai juga di tanah Belgia.. setelah selesai dengan karantina 14 hari, saatnya memulai proses administrasi pendaftaran sebagai warga di Belgia, khususnya Wallonia Region.
yang akan aku tulis di sini adalah prosedur selama pandemi ya, bisa jadi kurang relevan dengan prosedur non-pandemi.
–
Pendaftaran kependudukan di Liège dilakukan di Service des Étranges atau Foreign Service Liège Commune. Commune di sini kayak Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil. Secara umum prosedur yang dilakukan adalah sebagai berikut:
- Membuat janji temu dengan Service des Étranges via email dengan mencantumkan softcopy dokumen persyaratan yang dibutuhkan
- Datang ke commune untuk janji temu dengan membawa hardcopy dokumen persyaratan
- Menunggu visit dari pihak kepolisian ke rumah
- Menunggu undangan janji temu untuk pengambilan kartu izin tinggal atau titre des séjours
Di bagian berikutnya aku akan tuliskan lebih detail masing-masing stepnya.
Janji temu pertama dengan Commune
Karena situasi pandemi, maka janji temu dilakukan via email ke alamat service.etrangers(at)liege.be. Tidak ada format khusus untuk email janji temu, tapi yang aku tulis dan lampirkan di antaranya:
- Identitas orang yang akan melakukan pendaftaran residence permit (nama, tanggal lahir, kewarganegaraan, nomor paspor)
- Softcopy dokumen persyaratan (bisa dilihat di link ini). Untuk aku dan suami, kami termasuk dalam kategori long séjour atau long stay (work permit and family reunification).
Setelah mengirim email, tinggal menunggu balasan dari pihak Commune mengenai jadwal janji temu. Tidak ada service level yang pasti berapa lama kita akan dapat jadwal. Saranku, setibanya di Belgium langsung bikin janji temu saja, walaupun harus karantina 14 hari. Di email janji temu juga aku cantumkan kalau aku sedang karantina dan baru akan selesai di tanggal berapa. Jadi misalnya pihak Commune balas sebelum masa karantina selesai, mereka sudah tau availability kita.
Janji Temu di Commune
Biasanya, setelah kita kirim semua persyaratan via email maka akan dapat email balasan isinya tanggal berapa dan jam berapa kita harus datang ke Commune. Liège Commune berlokasi di dekat Stasiun Guillemins, alamat jelasnya: Rue Guillemins 26, 4000.
Saat janji temu pastikan kita datang 15 menit sebelum waktu janji temu. Perlu diperhatikan juga bahwa hampir tidak ada petugas Commune yang bisa berbahasa Inggris, jadi siap-siap berkomunikasi dengan bahasa isyarat atau Google Translate.
Bawa semua persyaratan dokumen yang diminta (yang softcopy-nya sudah kita kirimkan via email), termasuk dokumen lainnya yang kiranya mendukung (misalnya ijazah atau apapun). Saat janji temu ini kita harus membayar biaya administrasi (kalau kami kemarin masing-masing EUR8). Lalu nanti akan dikasih dokumen izin tinggal sementara (Annex 15). Annex 15 ini bersifat sementara dan berlaku selama 90 hari. Jadi selama kartu residence permit kita diproses, keterangan identitas dan izin tinggal kita ya si Annex 15 ini.
Visitasi Polisi
Setelah kita dapat Annex 15, prosedur selanjutnya adalah kita menunggu visitasi dari pihak kepolisian setempat (mungkin kalau di Indonesia setara Polres atau Polsek). Prosedur ini intinya mengecek bahwa kita benar tinggal di alamat yang didaftarkan (makanya penting saat memilih akomodasi apakah alamat kita bisa domiciliation atau tidak). Lalu juga dicek kelayakannya (apakah rumah kita masuk ke standar hunian layak, apakah jumlah orang yang terdaftar dan tinggal di tempat tersebut masih dalam batas dan sesuai yang didaftarkan). Saat polisi visit ke rumah juga akan dicek dokumen kontrak sewa tempat tinggal serta Annex 15.
Setelah polisi melakukan visitasi dan pengecekan, nanti dari pihak kepolisian akan melapor ke Commune. Yang kita bisa lakukan adalah menunggu panggilan dari Commune, kalau dokumen kita sudah diproses dan in place.
Pengalamanku kemarin, setelah 2 minggu dari visitasi polisi kami belum juga dapat panggilan. Yang aku lakukan adalah mengirim email kepada Commune untuk mem-follow up prosesnya sudah sampai mana.
Janji Temu Kedua di Commune
Setelah aku email untuk follow up proses pendaftaran izin tinggal, tidak lama kemudian kami mendapatkan undangan untuk datang ke Commune untuk mengambil kartu izin tinggal atau titre des séjours. Undangan tersebut dikirim via pos, di mana di dalamnya ada nomor PIN yang harus disimpan untuk nanti digunakan saat aktivasi titre des séjours.
Saat janji temu yang kedua ini tidak ada syarat dokumen yang perlu dibawa selain surat undangan yang berisi nomor PIN dan juga Annex 15. Tapi, untuk jaga-jaga kami bawa semua dokumen persyaratan yang kemarin dibutuhkan saat pendaftaran awal.
Di janji temu ini akhirnya kami mendapatkan titre des séjours kami. Prosesnya sejak pertama kami mengirim email sampai akhirnya dapat residence permit kira-kira hampir 3 bulan. Mepet sedikit dari masa berlaku visa type D dan Annex 15 kami. Selama proses tersebut, kami gak berani keluar negeri (ke negara tetangga maksudnya), selain karena pandemi sehingga pembatasannya lumayan lebih ketat juga karena kami takut kenapa-kenapa karena belum punya dokumen tinggal yang resmi.
Keterangan titre des séjours aku dan suami berbeda. Karena aku apply dengan kontrak kerja, maka izin tinggalku terikat dengan employer-ku (Observations: Marché du travail – limité). Ini terkait dengan proses single permit yang sebelumnya kulakukan. Jadi kalau aku pindah kerja, sepertinya aku harus apply lagi single permit atau titre des séjours yang baru. Sedangkan untuk suamiku, karena sifatnya family reunification, maka izin tinggalnya tidak terikat dengan employer manapun. Artinya suamiku bisa bekerja di mana pun tanpa harus mengganti titre des séjours nya (kecuali kalau harus apply single permit).
–
Setelah kita mendapatkan akan mendapatkan NISS atau nomor KTP. NISS ini terintegrasi, terlebih kartu titre des séjours kita sudah ada chip-nya. Jadi memang sebisa mungkin pendaftaran izin tinggal ini dilakukan secepat dan sedini mungkin karena banyak administrasi lainnya yang bergantung padanya (misal: pembukaan rekening bank, pendaftaran asuransi, lapor diri ke KBRI).
Untuk Lapor diri ke KBRI sendiri, memang baru bisa dilakukan setelah kita mendapatkan NISS. Tujuan lapor diri ini adalah agar pihak Kedutaan Indonesia di Kerajaan Belgia bisa tau tentang keberadaaan kita, sehingga bisa didata dan dipantau. Terutama untuk nanti kebutuhan pemilu ya. Lapor diri KBRI bisa dilakukan secara online melalui laman ini. Untuk melakukan lapor diri, kita harus daftar dulu di website tersebut.
Hal yang perlu digarisbawahi selama pandemi ini semuanya berjalan lambat. Tidak ada service level yang pasti berapa lama setiap step ini akan berlangsung. Saranku, kalau sudah seminggu tidak ada kabar, follow up lagi saja. Atau kalau dia kasih service level tapi sudah lewat, tidak ada salahnya untuk follow up.
Sumber:
https://peduliwni.kemlu.go.id/beranda.html
Slice of Life 