Aplikasi Visa UK dari Belgia

Hi, sudah lama sekali sejak terakhir menuliskan tentang perjalanan ke UK kemarin ya. Sebelum berangkat dan selama ekskursi ke UK kemarin rasanya banyak sekali yang ingin diceritakan. Beberapa kepingan draf sudah disiapkan, tapi semuanya kentang – kena tanggung. Lalu, ketika akhirnya kembali ke realita dan rutinitas sehari-hari, langsung dihadapkan dengan barisan tanggung jawab yang harus segera diselesaikan: assignments yang menumpuk, persiapan ujian, menyiapkan ujian, annual doctoral evaluation, dan akhirnya sampai di pekan ini. Pekan yang tiba-tiba terasa kosong, tapi tidak juga. Mulai bingung harus mengerjakan apa, karena memang tentu ada saja pekerjaan, tetapi tidak semenantang satu bulan terakhir.

Akhirnya hari ini teringat satu janji pada diri sendiri terkait blog ini. Untuk menuliskan segala pengalaman yang kiranya bermanfaat bagi orang lain, atau paling tidak menjadi pengingat di kemudian hari.

–

Salah satu hal yang harus disiapkan untuk keberangkatanku ke Nottingham adalah melakukan aplikasi visa UK. Barangkali ini drama terbesar dari perjalanan kemarin. Entahlah, aku selalu saja bermasalah dengan proses aplikasi lintas negara ini. Karena sekarang aku berdomisili di Belgia dan Inggris sudah lepas dari EU (brexit), maka aku tetap harus mengajukan izin masuk (visa) ke UK dari Belgia.

Pada dasarnya, proses aplikasi visa UK dari Belgia simpel saja, terdiri dari dua langkah:

1. Mengisi formulir aplikasi di website imigrasi UK
2. Membut janji temu dengan agen yang ditunjuk untuk biometric dan wawancara

Masing-masingnya akan kubedah di postingan ini. Barangkali aku tidak akan terlalu detail menjelaskan bagaimana caranya, karena sepertinya sudah banyak blog atau panduan untuk teknisnya. Aku akan fokus bercerita tentang pengalamanku, semoga tidak menjadi terlalu panjang.

–

Persiapan pengajuan visa UK

Sebelum aku melakukan aplikasi visa, hal-hal yang aku cek di antaranya:

• Jenis visa apa yang harus aku ajukan (bisa dicek melalui laman ini)
• Dokumen apa saja yang dibutuhkan (di dicek di sini)
• Berapa lama waktu pengajuan visa (bisa dicek melalui laman ini)

Berdasarkan hasil survey, untuk kegiatan PhD school-ku yang hanya berlangsung selama satu minggu, aku cukup mengajukan visa short visit UK. Pada saat itu, waktu proses pengajuan visa yang adalah 3 minggu dan bisa dilakukan paling tidak 3 bulan sebelum keberangkatan. Waktu itu masih awal Januari, karena kegiatanku akan berlangsung pada bulan April, aku berpikir nanti saja deh akhir Januari atau awal Februari. Toh ada beberapa dokumen yang harus kulengkapi juga, seperti: bukti sponsorship dan admission letter dari pihak penyelenggara summer school.

Namun takdir gak bisa dicegah ya. Pada saat badai Omnicron di awal tahun 2022 kemarin, aku terkena dampaknya. Awal Februari 2022 aku terinfeksi Covid dan harus isolasi mandiri selama 2 minggu. Waktu berjalan begitu saja dan tiba-tiba saja sudah masuk ke bulan Maret 2022!

Aku ingat pada saat itu, aku sedang chat dengan sahabatku Ida yang sekarang sedang S2 di London. Dia bercerita tentang keinginannya untuk mengunjungi Belanda, dan usaha dia untuk mengajukan visa schengen. Di situ aku baru sadar, oh ya aku juga kan harus mulai memproses visa UK. Iseng aku membuka website imigrasi, tiba-tiba saja tertulis: waktu pengajuan visa UK yang tadinya 3 minggu menjadi 6 minggu!!!!

Source: gov.uk

PANIK DONG!

6 minggu artinya 1.5 bulan. Pada saat itu posisinya aku di awal Maret dan aku akan berangkat di akhir April. Oh sungguh mepet sekali! Sebagai orang yang gak suka menjadi deadliner, aku langsung panik mencari akal. Lalu kutemukan bahwa kita bisa mengajukan priority visa dengan service level 5 hari kerja. OK, bisa jadi alternatif. Namun, tentu saja ada tambahan biaya. Yang seharusnya hanya £100 atau sekitar EUR120 menjadi £200 atau sekitar EUR320 (waktu itu aku jadi EUR397). Pada saat itu aku langsung saja melakukan konfirmasi kepada pihak kampus apakah memungkinkan jiga aku mengajukan visa dengan jalur priority. Lama kiranya jawaban dari pihak kampus (sekitar 1 minggu), yang juga bikin deg-degan karena aku berpacu dengan waktu. Akhirnya aku mendapatkan lampu hijau untuk mengajukan visa priority untuk short visit ke UK.

–

Mengisi formulir aplikasi di website imigrasi UK

Pengisian formulir aplikasi bisa dilakukan secara online dan tidak harus sekali jadi. Aku rasanya berminggu-minggu menyelesaikannya sambil menunggu semua dokumen lengkap serta sambil menunggu kepastian sponsorship dari pihak kampus. Waktu itu aku harus menunggu keputusan sponsorship, karena di akhir pengisian formulir ini aku harus memilih jenis proses visa apa yang mau aku ajukan, normal atau prioritas. Jangan sampai sudah pilih prioritas tapi tidak dibayarin haha. Yang bikin deg-degan dan nyebelin adalah karena aku baru bisa melihat/memilih jadwal appointment biometric setelah aku menyelesaikan pengisian formulir, memilih jenis proses visa, serta membayar aplikasi visa. Sebal sekali bukan? Bagaimana kalau aku dapat tanggal appointment yang mepet banget? Bagaiaman kalau, seburuk-buruknya, aku tidak diperkenankan apply priority visa dan waktunya sudah terlalu lambat untuk melakukan janji temu tepat waktu?

Selain itu yang perlu diperhatikan adalah: sebaiknya isi sejujur dan selengkap mungkin. Pastikan hal-hal yang memang perlu dituliskan ada dokumen pendukungnya. Entahlah, just in case saja. Walau aku ke UK untuk urusan profesional, tentu saja ada deg-degannya kalau pengajuan visaku akan ditolak atau tidak terlalu lancar.

Setelah semua formulir telah diisi, dokumen pendukung sudah disiapkan, dan aplikasi visa sudah dibayar.. langkah selanjutnya adalah membuat janji temu dengan agen visa UK di Belgia.

–

Janji temu dengan agen visa UK di Belgia

This is the trickiest part. Aku pikir drama tentang sponsorship dan biaya visa sudah cukup, ternyata masih ada lagi :)).

Jadi kalau kita mau mengajukan visa UK dari Belgia kita harus melakukan janji temu untuk interview dan biometric di agen yang ditunjuk oleh UK, yaitu TLS Contact. Ini satu-satunya agen di Belgia untuk pengajuan visa UK. Sebenarnya bisa saja kita mengajukan visa UK di negara schengen lain yang terdekat, tergantung kesesuaian jadwal saja.

Hal pertama yang membuatku panik pada saat pembuatan janji temu adalah.. website TLSContact ini sangat.. tidak reliable dan tidak stabil :'(. Aku ingat pada suatu malam aku sedang mencari jadwal yang tepat untuk janji temu ini, ketika aku buka websitenya: tidak ada janji temu yang tersedia. SAMA SEKALI. Tidak ada slot kosong sampai.. batas waktu yang tidak ditentukan.

PANIK. Bagaimana ini?!

Aku mencoba mencari contact center atau apalah nomor/email official yang bisa kuhubungi untuk menanyakan trouble ini. Atau sesimpel laman laporan untuk pelanggan pun tidak ada! Aneh sekali!

Satu hal yang kupikirkan pada malam itu adalah: mencari customers’ reviews. Waktu itu aku buka google, facebook group, dan segala jenis forum yang membahas tentang layanan TLSContact di Belgia ini untuk mencari tau solusi apa yang bisa kudapatkan dan bagaimana pengalaman orang-orang lain.

Ternyata setelah kubaca-baca, masalah website yang tidak stabil dan slot janji temu yang sering tidak available ini sudah sering terjadi sejak.. 10 tahun yang lalu (!!!). Bagaimana mungkin? Dari salah satu suara pelanggan, dulu TLS Contact ini punya nomor telfon yang bisa dihubungi, tapi sekarang tidak lagi. Aku curiganya karena terlalu banyak masalah dan terlalu banyak komplain akhirnya nomornya ditutup :)).

Customer’s review di Google.

Berdasarkan suara pelanggan, hal yang bisa kulakukan adalah me-refresh laman appointment secara berkala karena sewaktu-waktu bisa jadi slotnya muncul. Waw, sungguh solusi yang.. tidak cerdas? Namun, berhasil. Haha. Keesokan harinya aku berhasil mendapatkan slot janji temu di akhir Maret untuk layanan priority visa.

Pfiuh.

–

Malang tidak dapat ditolak, dua hari sebelum janji temu (sekitar tanggal 27-28 Maret) aku membuka kembali website TLS Contact, tiba-tiba saja di laman depan tertulis:

Helo, panik nomor berapa ini? Haha.

Waktu itu rasanya lemes banget. Gak bisa berkata-kata lagi. Aku udah sengaja apply priority visa biar ga terlambat, eh.. disuspend? Astagfirullah..

Sambil lemes dan deg-degan aku mencoba cari informasi, salah satunya tanggal pengajuan visaku. Aku menyelesaikan pengajuan visaku dan membuat janji temu tanggal 9 Maret, 3 hari sebelum keputusan penangguhan ini dikeluarkan. Kira-kira keputusan ini berlaku surut ga ya? Akan berpengaruhkah pada pengajuan visaku yang dilakukan sebelumnya walau aku belum datang ke janji temu?

Aku mencoba mencari informasi, namun nihil. Contact center imigrasi UK harus bayar dan harus telfon (kenapa sih…). TLS Contact ga ada contact center. Mau bertanya ke mana? Akhirnya aku pasrah. Pada hari H janji temu aku tetap datang dan berharap prosesku berjalan normal dan lancar.

–

Janji temu aplikasi Visa UK

Tanggal 30 Maret 2022 aku berangkat ke Brussels Midi dengan gontai. Tidak tau harus bagaimana, lillahita’ala. Masalah pengajuan visa ini bukan (cuma) tentang bisa atau ga bisa aku sampai di UK, tapi lebih tentang studi doktoralku. Seperti yang sudah kuceritakan sebelumnya, keikutsertaanku di PhD school ini akan berkontribusi 5 credits pada jenjang doctoral trainingku. Kalau aku gak jadi ikut PhD School ini, di akhir tahun terakhir doctoral trainingku, mau mengais-ngais dari mana credits tersebut? Padahal aku harus menyelesaikan doctoral trainingku di bulan Juli 2022.

Sesampainya di lokasi agen pengajuan visa, ternyata di sana seperti tidak ada masalah apa-apa. Aplikasi visaku akan tetap diproses sebagai priority visa karena: 1) Penangguhan hanya akan berpengaruh pada pengajuan priority visa untuk keperluan studi dan kerja, dan 2) Pengajuan visaku pun dilakukan sebelum tanggal keputusan, sehingga tidak terkena pengaruh. Panik-panik aku kemarin juga ada faktor aku salah paham. Karena aku ke UK untuk keperluan study, jadi yang ada di otakku adalah aku mengajukan short-term study visa, padahal jenis visaku adalah short-term standard visa. Siap.

Namun, service level proses aplikasi visa juga sedikit mundur, menjadi maksimum 10-14 hari. Aku rasa waktu itu cukuplah, toh aku berangkat masih di akhir April.

Selain itu, kenormalan ini juga terasa dari para petugas di tempat yang merasa bahwa pelayanan mereka baik-baik saja. Haha. Aku sampai lupa kalau aku punya rencana untuk bertanya ke mereka tentang contact center. Review dari orang-orang di Google pun demikian, e.g., orangnya ramah dan helpful, tapi secara teknis pelayanannya tidak mumpuni.

Tapi satu hal yang aku perhatikan, di Belgia ini ada juga ‘agen’ yang bisa membantu kita untuk mengajukan visa, tanpa mengantri dan membuat janji temu (?). Haha. Karena waktu aku di sana aku bertemu orang yang sedang mengajukan visa dan diantar oleh agen. Dan aku paham kalau mereka gak bikin janji temu online, sepertinya ‘agen’nya itu punya slot khusus :)).

–

Pada akhirnya, visaku keluar 5 hari setelah janji temu. Sekitar 2 minggu sebelum keberangkatan. Hatiku lega dan berharap perjalananku berjalan lancar.

Pada akhirnya juga postingan ini malah jadi sesi curhat dan meluapkan emosi dibanding sebuah guideline seperti biasanya. Tetapi mungkin bisa jadi penenang bagi yang kiranya mengalami hal yang sama.

Beberapa catatan tambahan di antaranya:

Layanan di agen TLS Contact ada biaya tambahan sekitar EUR70, Walaupun kita tidak mengambil added value service apapun, biaya ini tetap harus kita bayar.

Pada saat aku mengajukan visa dan perjalanan ini sebenarnya pasporku sudah mau habis (bulan November 2022). Tadinya aku berencana untuk mengganti pasporku dulu sebelum aku mengajukan visa dan melakukan perjalanan, namun stok buku paspor di KBRI Brussels pada saat itu lagi habis :)). Karena masa berlaku pasporku masih di atas 6 bulan (sedikit), aku putuskan untuk tidak mengganti buku pasporku.

Waktu aku melakukan janji temu aku diingatkan akan hal ini, lalu mereka bilang, walau aku ganti paspor aku masih bisa travelling ke UK dengan paspor baru. Asalkan paspor lamaku dibawa dan visa UK-nya memang masih berlaku. Aku kurang paham sih, beneran bisa begitu? Jangan sampai aku sudah merencanakan perjalanan, membeli tiket ini itu, tiba-tiba pada saat aku di depan counter imigrasi petugasnya bilang, “you are not eligible to enter UK”.

Jangan sampe.

Advertisement