Perpanjangan Izin Kerja Belgia (Single Permit) – part 1

Kembali lagi ke tulisan tentang proses administrasi di Belgia. Kembali lagi juga ke tujuan awal dibuatnya laman blog ini: untuk membagi pengalaman dan informasi. Melihat statistik dari blog ini, memang terlihat bahwa postingan paling ‘populer’ dari blog ini adalah tulisan-tulisan tentang berbagai proses administrasi yang kulalui. Semoga memang bermanfaat dan masih valid ya!

–

Karena kontrak kerjaku adalah kontrak per dua tahun, maka setiap dua tahun sekali aku melakukan kembali proses administrasi seperti yang kulakukan di tahun 2020 (dan 2019). Secara umum, ada tiga proses yang harus kulalui:

1. Pembaruan kontrak kerja
2. Perpanjangan izin kerja atau single permit atau permis unique
3. Perpanjangan izin tinggal.

Mari kita bredel satu persatu.

Pembaruan kontrak kerja

Ini bagian yang paling cepat dan paling sederhana namun menjadi titik penentu untuk memulai semua proses berikutnya. Durasi studi doktoralku adalah 6 tahun, namun di kampusku aku dikontrak sebagai teaching assistant, yang mana kontraknya itu dibuat 3 x 2 tahun. Pembaruan kontrak ini sebenarnya sederhana saja, tidak ada syarat macam-macam dan tidak sulit. Malah bisa dibilang, asal aku tidak ada masalah ya sudah hampir pasti kontrakku akan diperpanjang. Secara administratif aku hanya perlu memenuhi beberapa persyaratan :

• Menyelesaikan 10 kredit pelatihan pengajaran
• Melakukan wawancara akhir masa kontrak dengan kepala departemen
• Mengisi formulir perencanaan kerja untuk dua tahun berikutnya.

Proses ini ‘baru’ bisa dilakukan sekitar bulan April-Mei, karena biasanya akan dilakukan serentak bersama asisten/staf pengajar lainnya.

Setelah semua syarat terpenuhi, maka kontrak kerja baru akan dikeluarkan. Kemudian, proses berikutnya sudah bisa dimulai.

Perpanjangan single permit

Seperti yang sudah kujelaskan di sini, karena aku di sini mengemban titel teaching assistant, dan ternyata title tersebut dianggap sebagai sebuah highly-qualified role with minimal salary, artinya aku dianggap sebagai tenaga kerja yang upah kerjanya sudah ada aturannya, maka untuk dapat bekerja di wilayah kerajaan Belgia aku harus mengantongi izin kerja, atau di sini disebut sebagai single permit (permis unique). Terlebih lagi aku bekerja di universitas, yang mana merupakan institusi publik/negara. Sehingga bisa dibilang aku ini seperti PNS tapi di Belgia, haha.

Statusku ini berbeda dengan PhD student/researcher lain yang mendapatkan funding berupaa research grant/scholarship. Titel tersebut tidak dianggap sebagai bekerja, dan universitas hanya berfungsi sebagai hosting institution. Untuk hal ini, hanya perlu hosting agreement (convention d’accueil).

Untuk perpanjangan single permit ini, prosesnya kurang lebih sama dengan pembuatan single permit yang baru, yaitu sekitar 3 – 3.5 bulan. Syaratnya pun kurang lebih sama:

1. Copy paspor semua halaman
2. Kontrak kerja yang baru (atau dokumen perpanjangan kontrak) yang ditanda tangani kedua belah pihak (employer dan employee)
3. Surat keterangan jumlah pendapatan (certificate of income)
4. Surat berkelakukan baik
5. Sertifikat afiliasi asuransi kesehatan
6. Surat keterangan sehat dari dokter (bebas TBC dan penyakit menular lainnya)
7. Bukti pembayaran biaya administrasi masuk ke wilayah Kerajaan Belgia.

Untuk paspor, aku sempet deg-degan karena paspor yang kupunya adalah paspor baru yang tidak ada kolom tanda tangan. Tapi, ternyata di Belgia paspor ini masih diterima dan tidak ada masalah. Namun, sepertinya aku tetap akan mengurus penambahan kolom tanda tangan untuk keperluan di masa yang akan datang.

Dokumen nomor 3 pada dasarnya tidak masuk ke dalam daftar persyaratan wajib untuk pembaruan single permit, namun entah mengapa di tengah-tengah proses penantian aku diminta oleh manajer HR-ku untuk menandatangani dokumen tersebut sebagai salah satu dokumen tambahan yang harus disubmit.

Untuk dokumen 4-6, karena dua tahun terakhir aku berdomisili di Belgia, maka ketiga dokumen tersebut aku urus di sini.

• Surat berkelakuan baik bisa diurus di commune masing-masing. Kalau di tempatku namanya : extrait du casier judiciaire central. Yang aku lakukan waktu itu hanya datang saja ke commune lalu membayar EUR3 dan dokumen langsung jadi di tempat saat itu juga.
• Karena di Belgia kita semua wajib terafiliasi dengan asuransi kesehatan, maka dokumen ini bisa langsung diminta saja ke perusahaan asuransi di mana kita terdaftar. Aku sendiri terdaftar di MC (mutuelle chrétiennes). Awal tahun 2022, kita masih bisa meminta dokumen ini secara online. Namun, sejak pertengahan tahun 2022, dokumen ini hanya bisa diminta melalui counter di cabang MC terdekat. Prosesnya cepat kok dan gratis, tinggal menunjukkan kartu identitas dan voilà dokumen akan dicetak di tempat.
• Untuk surat keterangan sehat, aku meminta langsung ke GP-ku. Kupikir aku akan melalui serangkaian tes seperti dulu, tapi ternyata tidak. GP-ku hanya mengisi form yang diberikan lalu sudah. Prosesnya hanya 5 menit dan tidak bayar pula!

_{*ngomong-ngomong soal tes TBC, aku gatau deh apakah di Belgia ini WNI harus melakukan tes TBC secara berkala seperti di Belanda. Selama aku 2 tahun tinggal di sini aku tidak pernah mendapatkan surat panggilan. Mungkin ada yang tau?}

Untuk dokumen 7, aku sempat tanya ke manajer SDM yang mengurus proses aplikasi single permit-ku, apakah aku harus membayar biaya administrasi lagi atau aku bisa melampirkan bukti pembayaran 2 tahun lalu? Mengingat aku sudah di Belgia, jadi buat apa membayar biaya masuk lagi? Manajer SDM-ku bilang kalau dicoba saja submit bukti yang lama, nanti kalau ada masalah baru deh berarti aku harus bayar lagi. Sebagai update: pada akhirnya, aku tidak harus membayar lagi! Jadi untuk biaya ini, kita cukup bayar satu kali saja ya saat mau masuk ke wilayah Kerajaan Belgia.

Selesai mengurus ini-itu dan melengkapi semua persyaratan, akhirnya awal Juli 2022 aku memulai proses aplikasi perpanjangan single permit-ku. Cukup terlambat memang, karena izin kerja dan izin tinggalku akan habis di tengah September 2022. Namun ada daya, pada bulan-bulan itu aku benar-benar sibuk: pengumpulan tugas, persiapan conference, koreksi tugas dan persiapan ujian (ujianku dan ujian mahasiswaku). Aku benar-benar berdoa bahwa proses ini akan berjalan lancar, tanpa rintangan, dan paling penting: tepat waktu!

*bersambung ke part 2

Advertisement