Aku beruntung karena manajer SDM yang mengurus proses aplikasi single permit-ku kali ini sangat responsif dan selalu mengabariku kalau ada update. Iya, proses aplikasi single permit ini dilakukan oleh pihak employer (dalam hal ini adalah universitas tempat aku bekerja). Namun aku kurang beruntung karena proses aplikasiku berlangsung lama bahkan bisa dibilang molor.
Seperti yang sudah kusebutkan sebelumnya, masa berlaku izin kerja dan izin tinggalku akan habis di pertengahan September 2022. Namun, as expected, sampai tengah Agustus 2022 aku belum dapat kabar apapun. Cukup deg-degan karena tanpa izin yang resmi, bagaimana aku akan melanjutkan kehidupanku di sini? Mungkin ga akan langsung kena masalah, karena aku yakin pasti banyak juga ilegal residents di mana-mana. Namun, aku sangat takut kena masalah.
Kami sangat cemas karena untuk mengajukan izin tinggal, kami harus mengantongi dulu persetujuan akan aplikasi single permit ini. Padahal untuk proses perpanjangan residence permit dengan tipe long stay (atau titre de séjour) harusnya dilakukan minimal 1 bulan sebelum masa berlaku residence permit yang dimiliki habis.
Akhirnya, setelah berkonsultasi dan berdiskusi dengan pihak direktorat SDM, diputuskan bahwa pihak universitas akan mengeluarkan dokumen hosting agreement (convention d’accueil) yang berlaku sampai akhir Desember 2022. Dokumen ini adalah dokumen sementara supaya aku bisa memulai proses aplikasi perpanjangan izin tinggal di commune tempat aku dan suamiku berdomisili.
Perpanjangan Izin Tinggal
Kupikir proses perpanjangan single permit akan jadi proses yang paling rumit dari semua prosedur yang harus kulalui ini. Ternyata justru yang paling bikin sakit kepala, lelah fisik dan mental, justru proses perpanjangan izin tinggal alias residence permit aka titre de séjour di commune. Sepertinya untuk mengurus hal ini, aku hampir setiap pekan harus bolakbalik ke commune selama 1.5 bulan terakhir (dari awal Agustus sampai ini akhir September). Selama 1.5 bulan terakhir ini banyak waktuku habis untuk bolak-balik dan menjalani kerepotan administrasi perpanjangan residence permit ini.
Pertama kali aku datang ke commune untuk mengurus perpanjangan residence permit-ku dengan membawa kontrak kerja yang baru serta bukti aplikasi perpanjangan single permitku. Namun, karena residence permit yang baru ga akan bisa diproses tanpa adanya otorisasi dari pihak single permit, maka (pekan berikutnya) aku kembali lagi memasukkan dokumen hosting agreement-ku.
Kalau harus dijabarkan satu persatu, persyaratan dokumen yang dibutuhkan mirip-mirip dengan persyaratan single permit, sbb:
- Kartu titre de séjour yang lama
- Kontrak kerja yang baru (atau hosting agreement)
- Paspor
- Surat keterangan afiliasi asuransi Kesehatan
- Surat berkelakukan baik
- Foto terbaru berlatar belakang putih (minimal 6 bulan ke belakang)
Namun waktu itu aku membawa beberapa dokumen tambahan jika dibutuhkan:
- Sertifikat studi doctoral
- Bukti proses aplikasi single permit
Namun kedua dokumen tersebut tidak pernah benar-benar dibutuhkan.
Untuk suamiku sebagai dependant dan tercatat sebagai student di Belgia, maka dokumen tambahan yang perlu dilengkapi adalah:
- Surat keterangan studi
- Surat keterangan dari pihak social service (CPAS)
Dokumen nomor dua ini dibutuhkan karena sebagai dependant, suamiku berkewajiban untuk menyelesaikan program integrasi di commune setempat selama dua tahun pertama dari sejak ketibaannya di Belgia. Namun, karena suamiku sudah tercatat sebagai student, maka dokumen kedua ini tidak diperlukan lagi*.
*Syarat kelulusan program integrasi CPAS: menyelesaikan semua modul, menjadi student/employee dalam dua tahun pertama. Intinya program ini ditujukan untuk mencegah pengangguran atau bahkan homeless di area Belgia.
Setelah kami submit semua dokumen persyaratan, maka proses selanjutnya adalah menunggu. Petugas di commune hanya bilang : tunggu saja, nanti ada surat panggilan datang ke rumah untuk pencetakan kartu identitas yang baru. Selama proses menunggu itu, kartu identitas kami (titre de séjour) yang lama ditarik oleh pihak commune, dan digantikan dengan dokumen pengantar sementara: Annex 15.
Belum cukup rasa tegang kami karena kami hanya punya kurang dari 1 bulan untuk memproses semua ini, ternyata muncul berbagai masalah.
Visitasi polisi
Sama seperti dua tahun lalu, untuk proses pengurusan residence permit, maka kami harus dikunjungi polisi. Hal ini tidak diberitahu oleh pihak commune sehingga tidak ada dari kami berdua yang stay di rumah untuk menunggu visitasi polisi. Terlebih saat ini sudah tidak umum lagi skema home working.
Masalahnya di sini adalah, namanya visitasi polisi ini bentuknya sidak. Datengnya tiba-tiba. Kalau dia dateng tapi kita ga ada di rumah, maka dia akan ninggalin surat. Masalahnya adalah: surat yang dia tinggalin malah ditaro di mailbox apartemen sebelah kami, yang mana apartemennya kosong :’)
Kami baru dapat surat tersebut 2 minggu setelahnya saat pemilik apartemen sebelah (landlord) datang untuk membersihkan apartemen tersebut. Apa jadinya kalau si landlord ga dateng bersih-bersih? Kami mungkin ga akan tau bahwa ada surat dan kunjungan tersebut 😥 Keterlambatan ini tentu saja membuat proses aplikasi perpanjangan kami molor dari seharusnya.
Setelah dapat suratnya, kami harus balas via email/telfon untuk memberitahu opsi hari dan jam kunjungan. Saat polisi berkunjung kebetulan hari itu hanya ada aku di rumah, aku dan suamiku bergantian mengambil jatah WFH untuk menunggu polisi visit.
Seperti yang kusebutkan sebelumnya, sebenarnya visitasi polisi ini harusnya bersifat sidak atau dadakan. Karena kadang-kadang salah satu tujuannya adalah untuk mengecek apakah kita beneran tinggal di tempat tersebut atau tidak. Kalau sifatnya appointment kan kita bisa saja bohong, dalam artian, ketika hari appointment kita sengaja berada di rumah tersebut walaupun sebenarnya kita bukan residence/kita tidak berdomisili di alamat tersebut. Jadi kami cukup beruntung juga sebenarnya karena polisi di neighborhood kami memberikan opsi appointment.
Namun, berbeda dengan dua tahun lalu, kunjungan polisi kali ini bukan untuk mengecek kelayakan dan kebenaran tempat tinggal kami, tetapi lebih ke mengecek keberadaan dan status suamiku. Karena suamiku adalah dependant, jadi polisi beneran kepingin ngecek kalau beliau beneran student, bukan pengangguran. Gatau juga apa dan gimana ngeceknya, karena pada saat visitasi, polisi hanya meminta ditunjukan surat keterangan studi beserta jadwal kuliah suamiku. Maksudku, untuk melakukan itu apa iya harus sampe visit ke rumah? 😊
Antrian di commune
Tidak seperti dua tahun lalu saat covid restriction masih sangat ketat sehingga untuk datang ke commune kita harus membuat janji temu secara online, sekarang ini kalau mau ada urusan di commune kita harus mengantri secara fisik. Mengingat kondisi perang di Eropa saat ini sehingga banyak pengungsi, lalu bulan Agustus-September adalah masanya mahasiswa baru datang, bisa dibayangkan betapa panjang antrian yang harus kami lalui hanya untuk mendapatkan pelayanan selama 5-10 menit :’) Paling tidak kami bertemu lebih dari 50 orang lainnya yang membutuhkan layanan di Foreign Office commune kami.
Sungguh kami rindu membuat janji temu secara online. Dengan kondisi seperti ini, kami menghabiskan waktu 1-1.5 jam hanya untuk mengantri setiap kali kami harus ke commune. Bilik untuk pengambilan tiket antrian baru buka jam 08h30 pagi, tetapi sudah banyak orang yang mengantri lebih pagi dari itu. Sehingga, kalau kami tiba jam 08h00, paling tidak sudah ada 10 orang di depan kami. Datang lebih siang dari itu (di atas jam 09h00 pagi), maka sudah dipastikan kami harus menghabiskan minimal 1.5 jam di dalam antrian :’)
Apa-apa yang harus dilakukan secara fisik ini benar-benar bikin kami sakit kepala, karena kami tidak bisa mengecek update/status aplikasi kami secara online, apakah via website, tanya via email/telfon. Hampir setiap pekan kami datang ke commune hanya untuk mengecek apakah ada update/tidak. Beberapa kali ada update, namun seringnya tidak ada perkembangan dari proses aplikasi kami.
Double residence permit applications at the same time
Per Agustus 2022, suamiku mulai bekerja secara full time di Belanda (Alhamdulillah). Namun, secara domisili beliau masih terdaftar sebagai penduduk diBelgia. Artinya, beliau dianggap sebagai expat residence di Belanda dengan menggunakan alamat Belgia. Jujur ini menambah komplikasi urusan administrasi kami. Karena, walaupun proses administrasi di Belanda (jauh) lebih smooth dibanding Belgia, namun tidak bisa benar-benar maju juga karena untuk mengurus nomor BSN di Belanda sebagai expat residence, suamiku butuh residency di Belgia. Yang mana residency di Belgia belum juga menemukan titik terang :’)
Keribetan karena ketidaktahuan dan miskomunikasi
Beberapa hal atau kerepotan terjadi lebih karena kami tidak tahu sehingga kami melakukan kesalahan dan kebodohan, jadi repot bolak-balik dan keluar uang juga:
Kami tidak tahu kalau harus memberikan foto terbaru (minimal 6 bulan). Jadi waktu itu, setelah mengantri 1 jam dan bertemu petugas di counter, petugasnya meminta kami untuk mengambil foto baru dan kembali lagi. Alhamdulillah-nya petugasnya membolehkan kami balik lagi setelah punya foto yang baru tanpa harus melalui antrian. Yang perlu dicatat tentang foto ini, harus diambil di studio. Tidak boleh diambil melalui mesin foto otomatis.
Ada juga miskomunikasi. Pada suatu waktu suamiku datang ke commune untuk menanyakan status aplikasi kami, diberitahu bahwa statusnya granted dan kartu identitas baru sudah bisa dicetak hari itu juga. Yeay, bukan? Namun, setelah petugasnya mengecek ternyata itu adalah grant untuk aplikasi sementara (yang hanya sampai Desember 2022). Petugasnya bilang: menurut saya kamu tunggu sajalah 1-2 minggu lagi, sepertinya aplikasi kamu untuk 2 tahun ke depan sudah akan disetujui. Daripada kamu harus bayar dua kali untuk cetak residence permit dua kali. Di situ kami iya-iya saja. Yang kami tidak tau, 1-2 minggu itu kan estimasi ya. Bisa jadi molor. Padahal kami sudah kepepet dan butuh cepat.
Kami waktu itu kecewa sekali karena kami sudah sengaja ambil cuti setengah hari untuk pergi ke commune, namun hasilnya nihil. Namun, blessing in disguise-nya adalah: aplikasi single permit-ku di notice oleh pihak imigrasi Kerajaan Belgia setelah sekian lama tidak ada update sama sekali. Keesokan harinya aku mendapatkan email dari pihak official, menanyakan: proses mana yang mau kamu lanjut? Yang researcher dengan hosting agreement atau employment dengan single permit?
Jujur mendapat email tersebut aku mixed feelings. Lah ke mana aja sih Pak/Bu? Setelah aku jawab email tersebut, proses single permitku berjalan lancar dan semuanya selesai dalam satu minggu saja (Alhamdulillah!).
Untuk proses aplikasiku iya betul sekali seminggu kemudian langsung granted, namun ternyata… tidak dengan suamiku. Entah mengapa permohonan aplikasi residence permit jangka panjang suamiku tidak dilakukan berbarengan denganku. Padahal katanya kalau kami submit barengan maka akan diproses bersamaan. Akhirnya residence permit suamiku molor 2 minggu. Suamiku yang tidak sabar memutuskan untuk mencetak saja residence permit sementara sampai Desember 2022. Kalau yang jangka panjang granted, dia akan cetak lagi yang baru.
–
Demikianlah, mungkin kalau mau diteruskan masih banyak sekali list sakit kepala kami karena proses ini. Kalau ada satu hal bikin senyum di tengah-tengah keruwetan ini adalah ketika proses single permitku selesai. Aku mendapatkan info bahwa perpanjangan single permitku granted tepat di tanggal 11 Oktober 2022, yang mana itu adalah tanggal anniversary ketibaan kami di Belgia dua tahun lalu
Per hari ini (24 Oktober 2022), alhamdulillah aku sudah mendapatkan kartu titre de séjour-ku yang baru. Dan untuk suamiku, aplikasinya sudah disetujui sehingga dia tinggal cetak kartu saja.
–
Tidak kusangka part kedua akan jadi sepanjang ini. Semoga racauanku ini ada manfaatnya ya! dan sungguh doakan proses selanjutnya lancar dan kami aman-aman selama di sini 😊
Slice of Life 
Pingback: Urusan Mobil. | Slice of Life