Visa Belgia – Legalisasi Dokumen

Beberapa dokumen yang menjadi syarat pengajuan visa butuh dilegalisasi oleh Pihak Kedutaan Besar Belgia di Indonesia. Namun, sebelum dilegalisir oleh Kedubes, dokumen tersebut harus dilegalisasi oleh duo Kementerian: Kementerian Hukum & HAM serta Kementerian Luar Negeri Indonesia.

Pengertian Legalisasi Dokumen

Menurut Kementerian Hukum dan HAM Indonesia, legalisasi dokumen adalah pengesahan tanda tangan pejabat atau otoritas berwenang yang tertera pada suatu dokumen. Sehingga, legalisasi dokumen tidak berarti bahwa isi dari dokumen tersebut sah, benar, dan diakui negara. Maka dari itu dokumen yang sudah dilegalisasi pada dasarnya hanya sah dalam kurun waktu 6 bulan. Lebih dari itu, maka kita harus melakukan legalisasi ulang, karena bisa jadi pejabat berwenang yang menandatangani dokumen kita sudah tidak menjabat lagi sehingga tandatangannya sudah tidak sah.

Pada dasarnya, dokumen yang kita serahkan kepada pihak Kedutaan Besar Kerajaan Belgia harus sah secara hukum dalam negeri Indonesia dan juga diakui oleh hukum internasional. Oleh karena itu, umumnya dokumen tersebut harus dilegalisasi oleh Kementerian Hukum dan HAM Indonesia dan juga Kementerian Luar Negeri. Untuk kemudian dokumen tersebut dapat dilegalisasi di Kedutaan Besar Belgia sehingga sah digunakan di area Kerajaan Belgia.

Urutan proses legalisasi dokumen yaitu:

Urutan proses legalisasi dokumen secara umum di Indonesia

Beberapa persyaratan dokumen yang umumnya harus dilegalisasi sebelum di-submit ke Kedutaan di antaranya:

1. Salinan Lengkap Akte Lahir (beserta terjemahan)
2. SKCK
3. Buku Nikah (beserta terjemahan, dengan sebelumnya buku nikah harus dilegalisasi di Kementerian Agama RI)

Pada bagian ini, akan dijelaskan mengenai prosedur legalisasi di beberapa instansi tersebut di atas.

Legalisasi Dokumen di Kementerian Hukum dan HAM

_{(prosedur tahun 2019-2020)}

1. Membuat permohonan daftar melalui aplikasi legalisasi elektronik (Alegtron): https://legalisasi.ahu.go.id (bisa diakses melalui web broses apapun). Pastikan nama pemohon sama dengan nama pemilik dokumen. Jika berbeda, maka harus melampirkan surat kuasa.
2. Tunggu permohonan terverifikasi untuk mendapatkan kode voucher (bisa diakses melalui laman ‘Daftar Transaksi’). Waktu proses kurang lebih 24 jam. Verifikasi biasanya akan diinformasikan ke alamat email masing-masing. Jika permohonan ditolak maka akan diberi tahu juga alasan penolakannya.
3. Setelah mendapatkan kode voucher, lakukan pembayaran melalui ATM/Mobile Banking/Internet Banking/Teller. Jenis pembayaran apabila tidak melalui teller adalah: Pembayaran Pajak.
4. Cek di ‘Daftar Transaksi’ apakah pembayaran sudah diterima. Jika pembayaran sudah terverifikasi, akan ada bukti transaksi yang dapat digunakan untuk pengambilan stiker. Waktu proses kurang lebih 12-24 jam.
5. Pengambilan stiker legalisasi dapat dilakukan di Loket 1 Kantor Kemenkumham.

Kantor Kemenkumham tempat pengurusan legalisasi adalah di:

Gedung CIK’s, Jl. Cikini Raya No.14, RT.10/RW.5, Cikini, Kec. Menteng, Kota Jakarta Pusat, Daerah Khusus Ibukota Jakarta 10330, Indonesia

Hal-hal yang harus dibawa pada saat pengambilan stiker legalisasi adalah:

• Bukti pembayaran
• Bukti transaksi yang ada di website Alegtron
• Dokumen asli
• Identitas diri atau surat kuasa

Waktu proses kurang lebih 15 menit tergantung dengan panjang antrian denga biaya legalisasi dokumen di Kemenkumham: Rp 50.000,00 (biaya Desember 2019).

Pengalamanku:

Kalau bisa datang pagi-pagi sekali supaya tidak ada antrian. Pembayaran juga sebenarnya bisa dilakukan di loket BNI yang ada di dalam gedung CIK’s. Tapi, demi menghindari antrian dan bolak-balik sebaiknya bayar secara mandiri di ATM terdekat atau aplikasi Mobile Banking.

Selain itu, masalah yang sering muncul saat proses legalisasi adalah tidak adanya spesimen tanda tangan dari pejabat berwenang yang tertera di dokumen kita. Hal ini cukup melelahkan karena kalau spesimen tanda tangannya tidak terdaftar, maka kita harus ke instansi penerbit dokumen terkait untuk meminta spesimen tanda tangan pejabat tersebut. Kalau malas dan ribet dan jauh misalnya, kita bisa membuat surat pernyataan/pengesahan dari Notaris. Untuk yang ini aku belum pernah punya pengalaman, jadi aku tidak tau.

Aku juga pernah mengurus legalisasi pada saat pandemi. Saat itu (bulan Agustus 2020), pengambilan stiker tidak bisa dilakukan. Jadi yang kita lakukan adalah drop bukti pembayaran di mailbox yang ada di Gedung CIK’s disertai dengan alamat pengiriman, lalu kita akan dikirim stikernya ke alamat yang kita tulis sekitar 3-4 hari kerja.

Legalisasi Dokumen di Kementerian Luar Negeri

_{(prosedur tahun 2019-2020)}

Setelah kita mendapatkan stiker dari Kemenkumham, barulah kita bisa melakukan legalisasi di Kemenlu. Prosedurnya adalah sebagai berikut:

1. Melakukan registrasi melalui aplikasi Legalisasi Kemenlu (hanya bisa diakses menggunakan device dengan Operating System Android)
2. Mengisi formulir dan upload dokumen yang akan dilegalisasi
3. Tunggu permohonan terverifikasi untuk mendapatkan kode bayar (kurang lebih 1 jam apabila di hari kerja
4. Lakukan pembayaran melalui Bank Mandiri (bisa melalui Teller/ATM/Mbanking) dengan pilihan pembayaran: bayar – pembayaran negara – legalisasi kemenlu
5. Upload bukti pembayaran dan tunggu verifikasi
6. Jika pembayaran sudah terverifikasi, maka dokumen dapat langsung dilegalisasi Gedung Kemenlu.

Lokasi Gedung Kemenlu adalah di: Jl. Taman Pejambon No.6, RT.9/RW.5, Senen, Kec. Senen, Kota Jakarta Pusat, Daerah Khusus Ibukota Jakarta 10410, Indonesia

Dokumen yang harus dibawa untuk verifikasi adalah bukti bayar dan dokumen yang akan dilegalisasi (waktu proses 1 jam bergantung pada panjang antrian). Biaya legalisasi: Rp 25.000/dokumen (biaya Desember 2019)

Keterangan lebih lanjut: https://kemlu.go.id/portal/id/read/186/halaman_list_lainnya/legalisasi-dokumen

Pengalamanku:

Dalam situasi normal, petugas legalisasi dokumen akan mengambil dokumen dalam bentuk batch. Setiap batch akan diproses selama kurang lebih 1 jam. Jadi, kalau kita datang ke kantor Kemenlu dan bertepatan dengan waktu pengambilan dokumen maka kira-kira kita harus menunggu 1 jam. Tetapi, kalau tidak pas waktunya bisa jadi kita harus menunggu minimal 2 jam. Saranku, datang sepagi mungkin biar jadi batch pertama.

Legalisasi di Kedubes Belgia

Untuk legalisasi di Kedubes Belgia pada dasarnya mudah, hanya menyerahkan dokumen yang ingin dilegalisasi ke loket di Kedubes. Prosesnya juga cepat. Biayanya 360,000 rupiah per dokumen. Kalau saranku sih, sebaiknya legalisasi di Kedubes sekalian saja ketika kita harus ke sana untuk foto visa, supaya tidak bolak-balik.

Legalisasi Dokumen Terjemahan

Dokumen-dokumen yang tidak tersedia dalam bahasa Inggris (biasanya Kutipan Buku Nikah atau Kutipan Akte Lahir terbitan lama) harus diterjemahkan terlebih dahulu, either ke Bahasa Inggris atau bahasa nasional di negara tujuan (kalau Belgia berarti bahasa Belanda atau Perancis, tergantung region tujuan). Saat aku apply visa untuk Belgia kemarin, aku terjemahkan dokumen-dokumen ke bahasa Perancis. Tetapi, kalau tidak ada requirement untuk terjemahan ke bahasa nasional negara tujuan, bisa ke bahasa Inggris saja supaya bisa dipakai berulang ke berbagai negara.

Hal yang perlu diperhatikan adalah bahwa dokumen yang diterjemahkan juga perlu dilegalisasi. Prosedurnya sama, bedanya ya jenis dokumennya saja. Dan pada saat melegalisasi kita juga harus melampirkan dokumen asli yang sudah dilegalisasi. Kalau dokumen asli belum dilegalisasi, maka sekalian saja berbarengan.

Legalisasi Ulang Dokumen

Seperti yang sudah kujelaskan sebelumnya, legalisasi dokumen biasanya hanya berlaku selama enam bulan. Untuk dokumen yang sudah pernah dilegalisasi di tiga institusi di atas namun ternyata harus dilegalisasi lagi karena:

1. Dulu pernah dilegalisasi untuk kebutuhan lain. Misalnya aku, dulu sudah pernah legalisasi akte lahir untuk kebutuhan visa student ke Belanda. Sekarang harus legalisasi lagi untuk visa ke Belgia,
2. Dulu sudah pernah legalisasi untuk kebutuhan yang sama namun karena prosesnya prolonged jadi legalisasinya keburu expired. Ini terjadi di aku, sudah selesai semua proses legalisasi dokumen untuk apply visa tipe-D, ternyata pandemi dan baru bisa apply visa lagi lewat enam bulan setelahnya,

Maka, hal yang bisa dilakukan adalah:

1. Legalisasi fotokopi dokumen dengan melampirkan dokumen asli. Misalnya, akte lahir ya jadi yang dilegalisasi fotokopinya dengan sebelumnya tentu harus dilegalisasi di Dukcapil. Tapi untuk cara ini harus dipastikan ke Kedutaan masing-masing ya, karena tidak semua kedutaan menerima legalisasi dalam bentuk dokumen fotokopi. Biasanya sampai ke Kemenkumham & Kemenlu masih diterima, tapi pas ke Kedubes ditolak. Jangan sampai sudah habis waktu dan biaya malah ternyata gak bisa digunakan,
2. Menambahkan satu halaman di dokumen asli untuk cap legalisasi baru. Ini aku lakukan untuk dokumen buku nikah. Untuk legalisasi yang kedua, aku tempel satu kertas A4 tambahan sebagai lokasi cap legalisasi baru,
3. Membuat kutipan kedua dokumen yang akan dilegalisasi ulang. Pada dasarnya ini sama dengan poin pertama, yang dilegalisasi salinan dari dokumen asli. Tapi, untuk poin ini salinan dokumennya dibuat oleh instansi yang mengeluarkan dokumen tersebut. Hal ini aku lakukan untuk dokumen akte lahir. Aku bikin kutipan kedua untuk akte lahir supaya bisa legalisasi di situ.

Untuk hal ini tentu saja saranku pastikan waktu legalisasi gak terlalu jauh dari waktu dokumen itu akan dibutuhkan. Tapi juga gak terlalu mepet supaya kalau prolonged gak jadi men-delay semua proses.

–

Overall, kalau kita gak punya waktu dan dana untuk mengurus sendiri tentu kita bisa minta bantuan agen. Dari pihak kedutaan sendiri, mereka menyediakan list agen yang terdaftar. Daftar agen tertera di loket di Kedubes. Sayangnya list yang aku punya sudah hilang. Tapi, agen mana pun will do! Yakinkan diri bahwa pakai agen bukan untuk curang, tapi sebagai perpanjangan tangan. Pengurusan dokumen ini memakan waktu dan biaya, apalagi kalau kita tidak berdomisili di Jakarta. Maka bantuan agen adalah suatu hal yang preferable. Namun pastikan agen tersebut melakukan prosedur dengan benar, tidak ‘menembak’ harga.

Aku sendiri hanya sekali pakai agen ketika aku harus mengurus dokumen pada saat pandemi. Kebetulan saat itu aku sedang tinggal di Bandung, dan perjalanan ke Jakarta dilarang. Sehingga mau tidak mau aku butuh bantuan. Sebelum-sebelumnya aku mengurus semuanya sendiri bolak-balik ke semua Kementerian ini.

Advertisement